01 / Problem
😰こんなことに困っていました
F
総務部長 F氏
近畿エリア・金属部品メーカー
ビザ更新は1回でも漏れたら大問題。Excel管理だと月初の数日は他の仕事が手につかないくらい確認に迴われていました。
- Excelで30名分のビザ期限を管理。目視確認で漏れが発生
- 更新漏れが起きると。業務停止リスク
- 本人への通知が直前になり。準備に時間が取れない
- 担当者の退職時に。引き継ぎが大変
02 / Impact
⚠️放置すると、こんな影響が出ていました
影響 01
月初の確認作業に 8時間以上。
影響 02
更新漏れリスク が大きい。
影響 03
本人への通知遅れで 更新書類の準備不足 が頻発。
影響 04
Excel紛失・誤更新による 監査指摘リスク。
03 / Solution
🛠ラクリスがやったこと
ビザ期限自動アラート
90日前/30日前に担当者へ自動メール送信
一元管理ダッシュボード
30名全員の期限を1画面で可視化
操作ログ自動記録
監査対応用に全操作を改ざん不可で保存
本人向け通知連携
対象者本人にも自動で案内メール送信
04 / Change
✨こう変わりました
BEFORE
導入前の課題
- Excelで30名分を手動管理
- 月初の確認作業に8時間
- 更新漏れリスクが常に存在
- 本人通知が直前になる
- 担当者交代時の引継ぎが困難
›
AFTER
導入後の姿
- システムで自動管理
- 確認作業はほぼゼロに
- 本人通知は90日前に自動
- 誰でも引き継ぎ可能
05 / Numbers
📊数字で見るインパクト
0件
更新漏れがゼロに
過去2年連続で
無事故運用
8時間
月次確認を削減
担当者の負荷を
大幅軽減
90日
事前にアラート
計画的な更新手続き
が可能に
06 / Voice
💬お客様の声
Excel管理だった頃は、月初に必ず「やばい、来週切れる人いないか？」と冷や汗をかいていました。
今は90日前に自動で通知が来るので、計画的に手続きできます。
本人にも余裕を持って案内できるようになりました。
総務部長 F氏
近畿エリア・金属部品メーカー